О начале срока хранения документов согласно ФЗ "Об архивном деле РФ"

Большинство изменений незначительны и касаются изменений в формулировке некоторых статей, например, «специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти» в «уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства».
Более существенным изменением является введение новой статьи, устанавливающей начальный момент сроков хранения архивных документов. Согласно п. 2 статьи 21.1. «сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством».
Таким образом, законодатель обозначил точное начало течения срока хранения документов. Таким образом, срок хранения исполненного договора, прекратившего свое действие 15 июля 2017 г. начинает течь с 1 января 2018 г.

Однако, остается не вполне ясным, как соотнести данное нововведение с нормами других федеральных законов. Например, в соответствии со статьей 12 ФЗ «О рекламе», рекламные материалы/их копии, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы/со дня окончания сроков действия таких договоров (за исключением тех, в отношении хранения которых установлены иные сроки хранения).
Видимо, в данной ситуации необходимо руководствоваться нормой специального закона как имеющего большую силу для правоотношений.
Нормы о сроках хранения документов организации довольно обширны и содержаться во многих федеральных законах, законодательных актах. ТК РФ, ФЗ «О рекламе», ФЗ "О бухгалтерском учете" -лишь немногие из них.
Однако, вопрос о сроках хранения документов не столь значим сам по себе, сколько во взаимосвязи с вопросами налогообложения. Так как для, например, возмещения НДС, организации необходимо представить целый ряд документов, перечень которых представлен в НК РФ. Отсутствие хотя бы одного из необходимых документа лишает организацию права на возмещение НДС.
Но зачастую государственные органы ошибаются не только в сроках, но и самой квалификации документов, подлежащих хранению, что заставляет организации обращаться в суд за защитой своих прав.
Так, в Постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.02.2013 по делу N А55-26986/2012, судом было отмечено, что хранение рекламных материалов и фотоотчететов осуществляется согласно ФЗ «О рекламе», то есть, в течение года со дня распространения рекламы; эти документы не являются первичными документами по смыслу ФЗ "О бухгалтерском учете" и обязанности хранить их в течение 5 лет у организации отсутствует».

Если вам требуется помощь юриста, бухгалтера или консультанта по налогам, мы будем рады помочь - звоните (495) 135-00-16 или обращайтесь любым доступным способом.