Учет заграничных командировочных расходов с использованием банковской карты
На сегодняшний момент выезд сотрудника в зарубежную командировку вполне обычное явление. В таких поездках наиболее удобнее при расчетах становится использование банковских карт. Рассмотрим в данной статье особенности налогового и бухгалтерского учета расходов в командировке по банковской карте.
Работодатель, согласно Трудовому законодательству возмещает командированному работнику суточные, расходы на проезд и на найм жилого помещения. Могут быть возмещены и иные расходы, но только с разрешения работодателя. Размеры и порядок возмещения в каждой компании определяется самостоятельно и отражается в локальном нормативном акте.
Перед командировкой работнику выдается денежный аванс для покрытия будущих расходов. Это могут быть денежные средства в наличном виде, перечисленные на карты сотрудника или корпоративную карту. После возращения из командировки, в течение 3х дней сотруднику необходимо отчитаться о затраченных денежных средствах в авансовом отчете с приложением подтверждающих документов.
В отношении налогового и бухгалтерского учета датой признания расходов является дата утверждения авансового отчета. Рассмотрим на примерах учет затрат произведенных в иностранной валюте осуществленных с помощью банковской карты.
Личная карта сотруднка
Довольно часто аванс перечисляется на рублевую «зарплатную» или личную карту работника. Федеральное казначейство как и Минфин одобряют такие действия (Письма Фед.казначейства №42-74-05/5.2-554 и Минфина №02-03-10/37209 от 10.09 2013г.). Но все же, для минимизации налоговых споров рекомендуется:
-предусмотреть в учетной политике порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты;
-получить от работника заявление в письменном виде о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов;
-в платежном поручении указать, что перечисляемые денежные средства являются подотчетными.
-получить от сотрудника оригиналы всех документов по использованию банковской карты в целях командировочных расходов (слипы, квитанции банкоматов, электронных терминалов и т.д.) и приложить к авансовому отчету.
При оплате «валютных» командировочных расходов банк конвертирует рубли по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. То есть, сама организация не производит операций с использованием иностранной валюты, что позволяет не применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Сумма расхода в целях налогообложения определяется на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ; затраты по курсу на дату перечисления аванса не пересчитывают (абз.1 п.10 ст.272 НК РФ).
В налоговом и бухгалтерском учете, соответственно, отражаются «рублевые» операции. Но обычно курс конвертации банка выше курса ЦБ РФ, из-за чего сумма списанная с карты сотрудника больше. В такой ситуации работодателю необходимо решить и закрепить в учетной политике, каким образом будет учитываться такая разница.
Пример 1
Работник направлен в служебную командировку в Испанию с 7 по 9 июня 2016г. В положении о командировках у предприятия содержатся условия, что при использовании личной банковской карты при оплате расходов, связанных со служебной командировкой, конвертация валюты возмещается при предоставлении банковской выписки. Суточные при направлении в Испанию выплачиваются в размере 70 Евро.
Операции:
02.06.2016г. работодателем приобретены и выданы под отчет авиабилеты – 36 000 руб.;
02.06.2016г. на банковскую карту сотрудника перечислен аванс– 50 000 руб.;
09.06.2016г. оплачено за проживание в гостинице 520 Евро (со счета списано 38 300 руб. согласно выписке банка);
13.06.2016г. утвержден авансовый отчет сотрудника (предоставлена банковская выписка по счету);
Проводки:
02.06.2016г.
Дт.71 Кт.50-3 «денежные документы»
36 000руб. – выданы авиабилеты под отчет;
Дт.71 Кт.51
50 000руб. – на личную карту сотрудника перечислен аванс;
13.06.2016г.
Дт.44 Кт.71
15 370,08руб. (70 Евро х 3дня х 73,1909*руб.) приняты суточные расходы;
Дт.44 Кт.71
38 059,20руб. (520Евро х 73,1909*руб.) приняты расходы по проживанию в гостинице;
Дт.91 «Прочие расходы» Кт.71
241,00руб. (38 300-38 059) включены в состав прочих расходов затраты на конвертацию;
Дт.44 Кт71
36 000руб. приняты расходы по авиаперелету;
Дт.71 Кт.51
3 670,28руб. (15370,08+38059,20+241-50000) перерасход зачислен на карту сотрудника.
НДФЛ со свернормативных суточных
Суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода. Если суточные превышают 2 500руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, то превышающая сумма облагается НДФЛ. (п.5 ст.210 и п.3 ст.217 НК РФ). Датой получения данного дохода в таком случае является дата утверждения авансового отчета (Письма Минфина РФ №03-04-07/17023 от 27.03.2015г., №03-04-06/68074 от 29.12.2014г., ФНС РФ №БС-4-11/5737 от 07.04.2015г.).
Пример 2
Определим сумму НДФЛ, которую необходимо удержать со свернормативных суточных, из условий в Примере 1.
Налоговая база 7 870,08 (70 Евро х 3 дня х 73,1909*руб. – 2500руб. х 3дня);
НДФЛ к уплате 1 023руб. (7870,08руб. х 13%).
На дату выплаты зарплаты:
Дт.70 Кт.68 «НДФЛ»
1023 – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.
*1 Евро = 73,1909 руб. – курс ЦБ РФ на 13.06.2016г. (дата утверждения авансового отчета).
Корпоративная карта
Отличие корпоративных карт от личных состоит в том, что зачисленные на их счет денежные средства принадлежат предприятию-работодателю. Они могут быть рублевыми или валютными, ими можно оплачивать услуги или снимать наличные.
Корпоративная рублевая карта
Используя корпоративную рублевую карту за пределами РФ происходит конвертация платежа по курсу, установленному в договоре с банком, зачастую, он превышает официальный ЦБ РФ. Как и в Примере 1 компания не совершает операций в иностранной валюте, следовательно, не применяет ПБУ 3/2006. А величина расхода определяется на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ. Затраты на дату перечисления аванса не пересчитываются (абз.1 п.10 ст.272 НК РФ). В бухгалтерском и налоговом учете отражаются только операции в рублях. А расходы на конвертацию принимаются на основании бухгалтерской справки.
Пример 3
Работник направлен в служебную командировку в Чехию с 17 по 20 мая 2016г. В положении о командировках у предприятия содержатся условия, что суточные при направлении в Чехию выплачиваются в размере 50 Евро.
Операции:
13.05.2016г. работодателем приобретены и выданы под отчет авиабилеты – 31 000 руб.;
13.05.2016г. на рублевую корпоративную карту перечислено 50 000 руб.;
17.05.2016г. работником обналичены суточные в банкомате за границей (по выписке банка списано со счета 15 120руб.)
20.05.2016г. оплачено за проживание в гостинице 320 Евро (со счета списано 24 200 руб. согласно выписке банка);
23.05.2016г. утвержден авансовый отчет;
Проводки:
13.05.2016г.
Дт.71 Кт.50-3 «денежные документы»
31 000руб. – выданы авиабилеты под отчет;
Дт.55 «Специальный карточный счет» Кт.51
50 000руб. – зачислены на карту денежные средства, списанные с расчетного счета;
17.05.2016г.
Дт.71 Кт.55«Специальный карточный счет»
15 120руб. – с корпоративной банковской карты сняты денежные средства(суточные);
20.05.2016г.
Дт.71 Кт.55«Специальный карточный счет»
24 200руб. оплачено проживание в гостинице;
23.05.2016г.
Дт.44 Кт71
31 000руб. приняты расходы по авиаперелету;
Дт.44 Кт71
14 892,46руб. (50 Евро х 4 дня х 74,4623**руб.) приняты суточные расходы;
Дт.91 «Прочие расходы» Кт.71
227,54руб. (15120-14892,46) включены в состав прочих расходов затраты на конвертацию;
Дт.44 Кт.71
23 827,93руб. (320Евро х 74,4623**руб.) приняты расходы по проживанию в гостинице;
Дт.91 «Прочие расходы» Кт.71
372,07руб. (24200-23827,93) включены в состав прочих расходов затраты на конвертацию;
** 1 Евро = 74,4623 руб. – курс ЦБ РФ на 23.05.2016г. (дата утверждения авансового отчета).
Корпоративная валютная карта
При наличие в организации валютной корпоративной карты, остатки иностранной валюты на ней необходимо переоценивать.
В бухгалтерском учете положительные/отрицательные курсовые разницы, возникшие при пересчете, включаются в состав прочих доходов/расходов (п.3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).
В налоговом учете положительные/отрицательные разницы, возникшие в результате переоценки имущества в виде валютных ценностей на счетах, учитываются в составе внереализационных доходов/расходов. Суммы полученных авансов пересчету не подлежат (п.11 ст.250, п.5 п.1 ст.265, подп.7 п.4 ст.271, подп.6 п.7, п.10 ст.272 НК РФ).
Согласно п.10 ст.272 НК РФ, расходы в иностранной валюте необходимо пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. Датой принятия расходов по командировке является дата утверждения авансового отчета (подп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Выплачивая аванс, расходы пересчитываются на дату выплаты аванса. В бухгалтерском учете порядок признания расходов аналогичный (п.9 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
Пример 4
Работник направлен в служебную командировку в Анталию с 4 по 6 июля 2016г. В положении о командировках у предприятия содержатся условия, что суточные при направлении в Анталию выплачиваются в размере 50 Евро.
29.06.2016г. работодателем приобретены и выданы под отчет авиабилеты – 29 000 руб.;
29.06.2016г. на валютную корпоративную карту перечислено 420 Евро;
04.07.2016г. работником обналичены суточные в банкомате за рубежом (150 Евро.)
06.07.2016г. оплачено за проживание в гостинице 280 Евро (со счета карты списано 270 Евро, 10 Евро доплачено наличными);
08.07.2016г. утвержден авансовый отчет.
Официальные курсы ЦБ РФ:
29.06.2016г. - 71,7117 руб./евро;
30.06.2016г. - 71,2102 руб./евро;
04.07.2016г. - 71,0519 руб./евро;
06.07.2016г. - 71,6327 руб./евро;
08.07.2016г. - 70,9482 руб./евро;
Проводки:
29.06.2016г.
Дт.71 Кт.50-3 «денежные документы»
29 000руб. – выданы авиабилеты под отчет;
Дт.55 «Специальный карточный счет» Кт.52
30 118,91руб. (420 Евро х 71,7117руб.) зачислены на карту денежные средства;
30.06.2016г.
Дт.55 «Специальный карточный счет» Кт.91 «Прочие доходы»
210,63руб. (420 Евро х (71,2102 руб. - 71,7117 руб.)) отражена положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;
04.07.2016г.
Кт.91.2 «Прочие расходы» Дт.55 «Специальный карточный счет»
0,15руб. (420 Евро х (71,0519 руб. - 71,2102 руб.)) отражена отрицательная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;
Дт.71 Кт.55«Специальный карточный счет»
10 657,79руб. (150 Евро х 71,0519 руб.) – с корпоративной банковской карты сняты денежные средства - суточные;
06.07.2016г.
Дт.55 «Специальный карточный счет» Кт.91 «Прочие доходы»
156,82руб. ((420-150) х (71,6327 руб. - 71,0519 руб.) отражена положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;
Дт.71 Кт.55«Специальный карточный счет»
19 340,83руб. (270 Евро х 71,6327 руб.) оплачено проживание в гостинице;
08.07.2016г.
Дт.44 Кт71
29 000руб. приняты расходы по авиаперелету;
Дт.44 Кт71
10 657,79руб. приняты суточные расходы;
Дт.44 Кт.71
20 050,31руб. (19 340,83руб. +10Евро х 70,9482 руб.) приняты расходы по проживанию в гостинице;
Дт.71 Кт.51
709,48руб. (10 Евро х 70,9482 руб.) перерасход сотрудника зачислен на его личную карту.
Налоговый аналитик
Е.Ю. Медведева